Op 25 mei 2023 vond de uitreiking plaats van de allereerste Federale Innovatie Award, een wedstrijd die bedoeld is om bestaande innovatieve initiatieven binnen de Belgische federale overheid te ontdekken en in de kijker te zetten.
Na een grondige evaluatie van alle inzendingen kwam één van de aanbevelingen van de jury duidelijk naar voren: regelmatiger internationaal benchmarken.
De innovatiereis naar Kopenhagen, georganiseerd door Nido (het innovatielab voor de Belgische overheid) is een concrete stap in die richting. Het doel? Inspiratie opdoen in landen waar innovatie in de publieke sector bloeit en een echte meerwaarde biedt voor zowel burgers als bedrijven.
De winnende teams van FOD Financiën, RIZIV en NMBS kregen de kans om mee te gaan naar Kopenhagen en het Zweedse Malmö, samen met het team van Enabel dat de 'First Penguin Award' won. Van 10 tot 13 oktober 2023 verbleef een delegatie van 22 medewerkers in deze Scandinavische hotspot van innovatie om inspiratie op te doen bij 9 vooraanstaande spelers, met als ambitie zoveel mogelijk ideeën te verzamelen om een cultuur van vooruitgang en innovatie binnen de Belgische overheid te stimuleren.
Nido hoopt met het rapport dat voortkomt uit deze ervaring, ambtenaren, overheidsmanagers en beleidsmakers te inspireren met benaderingen die leiden tot innovatie met meer impact voor zowel burgers als bedrijven.
Dit verslag is bedoeld voor iedereen die de innovatie binnen de publieke sector een warm hart toedraagt en die nieuwsgierig is naar de nieuwe inzichten en ideeën die deze inspiratiereis heeft opgeleverd.
De keuze voor Kopenhagen als bestemming voor de innovatiereis is doordacht gemaakt vanwege Denemarkens internationale reputatie als vooraanstaande speler in innovatie. Volgens de Europese Commissie staat Denemarken bovenaan de EU-lijst als het gaat om de efficiëntie van de overheid, transparantie, en het vertrouwen van de burgers. Het land huisvest vooraanstaande innovatie-initiatieven en staat bekend om zijn expertise en kennis.
Binnen het Europese landschap van overheidseffectiviteit neemt Denemarken een leidende positie in, terwijl België zich in een meer bescheiden positie bevindt binnen de EU-27. Denemarken heeft aanzienlijk succes geboekt in overheidsbeleid en -prestaties, met uitmuntende kwaliteit van diensten, onafhankelijkheid van politieke invloeden en geloofwaardigheid in beleidsuitvoering. De focus op de burger in innovatie is een rode draad geweest in recente hervormingen van de publieke sector in Denemarken.
Het land biedt een hoogwaardig digitaal overheidsaanbod, waar 91% van de bevolking gebruikmaakt van e-government, terwijl België weliswaar ook goed scoort, maar vooral worstelt met coördinatieproblemen op dit gebied. Het vertrouwen in de Deense overheid is aanzienlijk hoog, waardoor het land de leiding neemt in de EU-27 wat het vertrouwen in zowel nationale als lokale overheden betreft. In vergelijking hiermee scoort België bescheidener.
"Omdat Denemarken een rijk en gezond land is in een regio die decennialang vrede en welvaart heeft gekend. Het kent relatief weinig armoede en economische ongelijkheid, en relatief hoge niveaus van gendergelijkheid en sociale mobiliteit. Bovendien kent het weinig corruptie en een hoog niveau van maatschappelijk vertrouwen."Jens Martin Skibsted and Christian Bason in Expand,
stretching the future by design
Denemarken heeft niet alleen succesvolle publieke diensten, maar ook een model van gelijkheid en sociale welvaart, resulterend in een gelukkige bevolking. Dit alles draagt bij aan het vertrouwen in de overheid en maakt het land een bron van waardevolle inzichten en praktijken voor andere landen (België incluis) om van te leren.
Dit avontuur belichtte negen inspirerende locaties die zich profileren als pioniers binnen het innovatielandschap van Denemarken (en Zweden). De zoektocht naar innovatieve benaderingen begon bij En Vej til Alle (een weg voor iedereen) van de Bikubenfonden Foundation, waar ze zich stortten op het uitdagende vraagstuk van 42.000 jongeren zonder werk of opleiding. Zij zetten zich vastberaden in om wegen te banen voor álle jongeren, ongeacht de obstakels die ze tegenkomen.
De reis ging verder naar The National Centre for Public Sector Innovation (CO-PI), een organisatie die ertoe bijdraagt dat de publieke sector diensten en producten van hogere kwaliteit levert door middel van innovatie. Zij streven naar een efficiëntere publieke sector, niet alleen op nationaal, regionaal en gemeentelijk niveau, maar ook in internationale samenwerkingen.
Metro Copenhagen was een voorbeeld van technologische vooruitgang in het openbaar vervoer. Deze metropool beschikt over 's werelds beste metro, volledig geautomatiseerd en zonder bestuurders aan boord. Een blik op dit geavanceerde transportsysteem liet een diepe indruk achter op de bezoekers, een glimp van de toekomst van openbaar vervoer.
Verder werd Minc verkend, een baanbrekend start-up incubatorprogramma opgericht in 2002 door de stad Malmö. Hier vonden honderden ondernemers een community om hun innovatieve ideeën tot leven te brengen. Tal van opmerkelijke innovaties zagen hierdoor het levenslicht.
De reis vervolgde naar Skånetrafiken, een initiatief in de regio Skåne dat duurzaam reizen omarmt. Door verschillende bedrijven met elkaar te laten concurreren, biedt dit project een duurzaam alternatief voor bus- en treinreizen. Het collectieve reizen draagt bij aan een groenere samenleving en een aantrekkelijker landschap, een mooie stap in de richting van een duurzamere toekomst.
Malmö staat internationaal bekend als een voorbeeld van milieuduurzaamheid en als een centrum van innovatie op het gebied van groene technologieën. Bij de unit voor gecentraliseerde inkoop van de City of Malmö, kreeg het team inzicht in circulair inkopen bij het stadsbestuur als een krachtig instrument om de samenleving naar een duurzame economie te leiden.
Eveneens op het programma stond Wonderful Copenhagen, een organisatie die toerisme bevordert zonder winstoogmerk. Hier werd het hart ontdekt van de hoofdstedelijke regio van Denemarken, gericht op het duurzaam ontwikkelen van zakelijk en recreatief toerisme. Projecten en activiteiten worden in nauwe samenwerking met de toeristische industrie en publieke instellingen uitgevoerd, onder andere via partnerschappen.
De reis passeerde nog bij het grensverleggende Nordic Health Lab, een laboratorium dat zich inzet voor de toekomst van gezondheidsoplossingen. Door commerciële partijen, kennisinstellingen en het openbare gezondheidssysteem samen te brengen, streeft dit initiatief naar innovatieve oplossingen die onze alledaagse gezondheid waarborgen.
Ten slotte vormde het bezoek aan het Danish Design Center (DDC) en de ontmoeting met Christian Bason een kroon op deze ontdekkingsreis. Als nationaal centrum voor design heeft het DDC een cruciale rol in het bevorderen van Deens design wereldwijd, een belichaming van creativiteit en innovatie die de grenzen verlegt en de wereld inspireert.
In tijden van immense maatschappelijke uitdagingen is er nood aan ambitieuze doelen. Grote ambities ("moonshots") lokken een waaier aan innovaties uit. Door grensverleggende doelen te stellen, dagen we onszelf uit om nieuwe wegen in te slaan in plaats van simpelweg te blijven optimaliseren. Ambitie en innovatie gaan hand in hand. Hiervoor zijn lef en moed nodig. Missiegedreven innovatie is nodig om concrete impact te creëren voor specifieke domeinen of contexten. Benader innovatie als een portfolio van verschillende initiatieven of projecten.
Als overheid kunnen we onze ambities, problemen en noden absoluut meer bekend maken aan de maatschappij. Heel wat spelers willen trouwens meehelpen. Bij de opmaak van nieuwe managementplannen schept deze aanpak zeker opportuniteiten.
Geïnspireerd door DDC, Metro of Copenhagen, Bikubenfonden
Welke toekomst willen onze burgers en bedrijven? Welke toekomst is het best voor onze maatschappij op lange termijn? Hoe ziet bijvoorbeeld mobiliteit voor de burger er in de toekomst uit? Passen zelfrijdende auto’s hierin?
Maak werk van een gewenste toekomst door toekomstverkenning en scenariobuilding te doen. Door een ambitieus doel in de toekomst concreet te maken, geef je innovatie een duidelijke richting om zo bij te dragen aan de gewenste toekomst. Het helpt trouwens ook om op tijd opportuniteiten en risico’s te spotten.
Geïnspireerd door DDC
Vertrek niet van de huidige situatie om te innoveren, maar start met het beeld van hoe de situatie er in de toekomst moet uitzien.
Werk samen met alle partijen (privé, academische wereld, burgers en overheid) rond de factoren die faciliterend moeten werken om het ambitieuze doel te bereiken.
Geïnspireerd door DDC
Veel van onze maatschappelijke uitdagingen vereisen een globale en multi-stakeholder aanpak qua innovatie om te komen tot goede oplossingen. Vaak moet je een complexe problematiek behandelen als een systeem, zoniet riskeer je te werken aan de oplossing van één deelprobleem en verschuift het probleem zich.
Vooraleer te starten met innovatie, creëer je best een gedeeld begrip van de probleemstelling met alle stakeholders. De taak van de overheid zou kunnen zijn om complexe problemen in kaart te brengen en te werken aan de sleutelpunten om doorbraak te creëren. Systemic design kan ons hierbij helpen.
Geïnspireerd door Bikubenfonden
Creëer ongewone, nieuwe partnerschappen om een probleem op te lossen. Beperk je niet tot de traditionele partners, maar ga op zoek naar nieuwe partners (ook buiten de overheid en je vertrouwde sector) die mee willen werken aan een oplossing.
Mobiliseer belanghebbenden, besluitvormers en praktijkmensen om nieuwe en over het hoofd geziene paden en oplossingen te vinden voor de gemeenschappelijke uitdaging.
De interactie tussen de publieke sector, het bedrijfsleven en het maatschappelijk middenveld is verrijkend om tot een geschikte oplossing te komen.
Geïnspireerd door Bikubenfonden, Nordic Health Lab, CO-PI
Dit inzicht is niet nieuw voor onze overheid, maar wel nuttig om te herhalen: innovatie ontstaat vaak wanneer we onze rollen en relaties in vraag stellen. Het veranderen van de houding of positie van de overheid kan nieuwe dynamieken teweegbrengen in samenwerkingen met partners, bedrijven en burgers.
De overheid hoeft niet in haar eentje alle uitdagingen op te lossen. Vaak zijn er meerdere sectoren en partners die willen meedenken en hun steentje bijdragen aan oplossingen. Het optreden als verbinder en faciliteren van samenwerkingen is een rol die de overheid vaker kan aannemen om innovatie te bevorderen.
Dat betekent ook durven macht te delen met andere organisaties om ambities waar te maken.
Geïnspireerd door DDC, Bikubenfonden
Innovatie start met een collectieve exploratie, een partnerschap. Het is belangrijk om in te zetten op langdurige relaties van vertrouwen met de partners die verbonden zijn aan de uitdagingen.
Betrokken partijen moeten zich veilig genoeg kunnen voelen om zich ook kwetsbaar op te stellen en aan te geven wat ze niet weten.
De overheid kan een rol spelen in het zorgen voor een veilige plek om intern te kunnen innoveren met burgers, bedrijven, de academische wereld en andere overheden.
Geïnspireerd door Metro of Copenhagen, Bikubenfonden, CO-PI, Nordic Health Lab
Leiderschap heeft een sleutelrol bij het implementeren van innovaties. Leiders zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de langetermijnvisie van de missie, waarbij de focus ligt op het behalen van de vastgestelde doelen. Daarnaast spelen ze een cruciale rol in het opbouwen en koesteren van legitieme en samenwerkende besluitvorming binnen de organisatie, zodat beslissingen worden genomen met de betrokkenheid van alle relevante partijen.
Ook zijn ze verantwoordelijk voor het beheren van een strategische portfolio van interventies en het bevorderen van leermomenten binnen het ecosysteem, waardoor effectiviteit, flexibiliteit en voortdurend leren centraal staan. Bovendien staan zij in voor het communiceren van de waarde en impact die de missie heeft gegenereerd, door successen te delen en de positieve veranderingen die de missie teweegbrengt te benadrukken.
Geïnspireerd door CO-PI
Enerzijds maakt meten management mogelijk, ook van innovatie. Door innovatie te meten in de overheid zijn acties gelegitimeerd om de innovatiecultuur te versterken.
Anderzijds moeten we echter kritischer zijn bij het opstellen van criteria om succes te meten. Richt je op een lange termijn perspectief om te bepalen wat als succes kan worden beschouwd.
Vraag feedback van stakeholders en eindgebruikers wat zij als succesvol zien, vooraleer je je kpi’s vastlegt. Door te meten verleg je de discussie naar hoe innovatief de publieke sector is, in plaats van of deze überhaupt wel innovatief is.
Geïnspireerd door CO-PI, Bikubenfonden, DDC en City of Malmö (circular procurement)
Heel wat innovatieve initiatieven zijn geïnspireerd door bestaande innovatieve cases. Als we niet telkens het warm water willen uitvinden, dan is het belangrijk dat we innovatieve oplossingen delen en verspreiden. De verhalen over succesvolle innovaties kunnen anderen inspireren en maakt het mogelijk om innovatie te versnellen in de publieke sector.
Als overheid kunnen we bijvoorbeeld inzetten op het uitbouwen van een database om verhalen van innovatieve initiatieven in te documenteren, evenals knowhow om innovatie te implementeren, te verspreiden, te evalueren, … Zo maken we innovatie zichtbaar, concreet en tastbaar.
Geïnspireerd door CO-PI
Sociale innovatie gaat over het gebruiken van de sterkten van mensen in plaats van te focussen op hun zwakke punten. Door samen te werken met de doelgroep en gebruik te maken van hun sterke punten, kan je de maatschappelijke behoeften en sociale uitdagingen effectiever aanpakken en zo een positieve sociale impact creëren.
Als overheid moeten we meer aandacht hebben voor de sterkten van bepaalde doelgroepen die te vaak over het hoofd worden gezien. Functiebeschrijvingen waar een breed spectrum van competenties worden gevraagd, zijn dus misschien niet de beste oplossing.
Geïnspireerd door City of Malmö, Bikubenfonden
Het kopiëren van succesvolle oplossingen en succesfactoren en deze re-branden of verbeteren is een teken van efficiëntie en hoeft geen schaamte met zich mee te brengen. Het overwinnen van het "Not invented here"-syndroom kan organisaties helpen om snelheid te brengen in innovatie. We moeten snel en doortastend zijn bij het adopteren van beproefde recepten. Als overheid moeten we het delen van innovaties sterk aanmoedigen.
Geïnspireerd door CO-PI
Het is niet omdat technologie iets mogelijk maakt, dat je dit ook moet doen. We moeten stilstaan bij de ethische kant van onze keuzes.
Een digitaal ethisch kompas kan hierbij helpen. Dit kompas omvat een kader met basisrichtlijnen in ethische kwesties. Het kan organisaties helpen om een gemeenschappelijk begrip en taalgebruik te hebben over ethiek. Plaats de mens en maatschappij steeds centraal bij het maken van keuzes, niet de technologie.
Het ethisch kompas helpt bedrijven en organisaties om een gedeelde focus, begrip en woordenschat rond ethiek te creëren. Het biedt een kader om een ethische focus te waarborgen bij de creatie van concrete producten en diensten. Dit verschaft ons een systematische manier om ethiek te bespreken.
Voor de publieke sector is dit van belang omdat het een gestructureerde richtlijn biedt om ethiek te integreren in beleidsvorming en dienstverlening. Het stelt de overheid in staat om een ethische benadering te hanteren bij het ontwikkelen van digitale oplossingen en bij het waarborgen van transparantie en verantwoordelijkheid naar de burgers toe.
Geïnspireerd door DDC
Een circulair aankoopbeleid bekijkt niet enkel de aankoopprijs als doorslaggevende factor, maar neemt ook de circulariteit van de oplossing mee in zijn evaluatiecriteria.
Deze gaat uit van een totale kostenanalyse voor de volledige levensduur van de oplossing, zowel voor de aankoop als voor het gebruik. Als overheid moeten we meer rekening houden in onze aanbestedingen met evaluatiecriteria die de gehele levenscyclus van een product of dienst evalueren.
Geïnspireerd door City of Malmö
Veel innovatie-initiatieven worden niet geïmplementeerd door ontbrekende budgetten, gewijzigde mandaten, gebrek aan ambitie,... Anticipeer hier zo veel mogelijk op door vanaf het begin van het traject een aantal sleutelcomponenten op te nemen die het succes van opschalen zullen vergroten: bepaal duidelijk de ambitie in een sterke business case. In een ideale wereld zijn procurement experts vanaf het begin ondersteunende partners bij een innovatietraject en zorgen ze voor een naadloze integratie van innovatieve oplossingen binnen de aankoopprocessen.
Zorg voor een geëngageerd sponsorschap waarbij de leiders verantwoordelijk zijn en creëer zichtbaarheid en engagement. Ook de implementatie van deelelementen uit het project kunnen aanzien worden als een succesvolle opschaling. Door opschaling zoveel mogelijk te faciliteren als overheid vermijd je dat de investering in innovatie blijft bij een project dat niet gebruikt wordt.
Geïnspireerd door Bikubenfonden, CO-PI, Nordic Health Lab
Het gebruik van data is van vitaal belang voor de overheid om te innoveren. Data helpen om zicht te krijgen op knelpunten en op opportuniteiten om te innoveren.
Open data zijn ook een bron voor heel wat bedrijven en de academische wereld om te innoveren. Door het delen van deze data kan de overheid innovatie aanwakkeren voor andere sectoren.
De overheid kan door het verkopen en begeleiden van datagebruik andere bedrijfsmodellen creëren. Door het verkopen van data aan externe partijen biedt ze tegelijkertijd richting bij het gebruik van deze informatie.
Geïnspireerd door Wonderful Copenhagen
Laat de overheid een oefenterrein zijn. In uiteenlopende overheidscontexten, zoals in ziekenhuizen of bij het openbaar vervoer, zijn maatwerkoplossingen noodzakelijk.
Door een deel van onze werkomgeving open te stellen, kunnen bedrijven, universiteiten en andere partners betere producten en diensten ontwikkelen die zowel de overheid als haar burgers ten goede komen.
De overheid moet ruimte bieden voor deze innovatieve initiatieven door specifieke 'oefenterreinen' te creëren.
Geïnspireerd door Wonderful Copenhagen, Nordic Health Lab
Innovatieve oplossingen worden steeds gekenmerkt door eenvoud voor de eindgebruikers. Maak als overheid verder werk van het vereenvoudigen van diensten voor burgers en andere overheden. Twijfel je? Vraag aan je doelpubliek of het eenvoudig is.
Geïnspireerd door Metro of Copenhagen, Skånetrafiken
Innoveren houdt het managen van risico's in. Niet innoveren of hetzelfde blijven doen is een bewuste keuze en is evenzeer een risico.
Exploreer en experimenteer als overheid met nieuwe oplossingen. Hetzelfde blijven doen, extra resources vragen en geen nieuwe oplossingen verkennen is echt geen behoorlijk bestuur.
Geïnspireerd door Bikubenfonden, CO-PI, DDC
Veel van deze inzichten benadrukken de strategische rol die innovatie speelt in verschillende overheidsorganisaties in de regio van Kopenhagen.
Innovatie is veel meer dan alleen een project waarbij de gebruiker centraal staat. Het bereiken van hoge ambities vereist een proactieve houding, het in vraag stellen van de status quo, samenwerken met ongewone partners en het transformeren van de rol van de overheid. Het uitbouwen van nieuwe ecosystemen voor de overheid is een must.
In de komende jaren wil Nido leren van deze lessen en ze in de Belgische context toepassen. België staat binnen Europa gerangschikt als vijfde meest innovatieve land dankzij haar sterke private en academische sectoren. Is het niet tijd om de ambitie te koesteren om België tot één van de meeste innovatieve overheden van Europa te maken?
Als we erin slagen onze publieke sector beter te verbinden met deze goed presterende sectoren, kunnen we als overheid ook tot de top van Europa en daarbuiten behoren! We nodigen de Denen graag uit op innovatiereis naar België in 2030.
Ter afsluiting van deze boeiende reis naar Kopenhagen en Malmö, willen we onze oprechte waardering uiten aan de vele betrokkenen die dit baanbrekende initiatief hebben mogelijk gemaakt.
Aan de winnende teams van FOD Financiën, RIZIV en NMBS, evenals aan het team van Enabel, onze oprechte dank voor jullie waardevolle deelname.
Een welgemeende dank aan de organisaties in Kopenhagen en Malmö die ons telkens heel warm hebben ontvangen. Jullie expertise en gastvrijheid hebben onze kijk verruimd, onze nieuwsgierigheid nog verder gestimuleerd en ons naar nieuwe denkwijzen en actiemogelijkheden in innovatie geleid.
Laten we met de opgedane kennis en inzichten streven naar een plek voor België als een toonaangevende innovatieve overheid in Europa.
